• Websitesammlungen

  • Websites

  • Listen und Bibliotheken

  • Seiten

  • Benutzerdefinierte Lösungen

  • Workflows

  • Inhaltstypen

  • Websitespalten

  • Berechtigungen

  • Benutzerwarnungen

  • Aufbewahrungsfristen

  • Benutzer und verwendete Gruppen

  • Große Listen oder Bibliotheken

  • Alle Dateien, die über eine URL von einer anderen Datei abhängig sind

  • Blockierte Dateitypen

  • Branding

  • Alle anderen UI-Anpassungen (JavaScript, alternative Menüs, etc.)

  • Finden und entfernen Sie „verwaiste Benutzer“

  • Entfernen Sie leere SharePoint Gruppen

  • Wiedereinstufen von Benutzern mit expliziten Berechtigungen in Gruppen

  • Löschen nicht verwendeter benutzerdefinierter Inhaltstypen, Websitespalten und Workflows

  • Suchen Sie nach Websites, auf die nicht zugegriffen oder die nicht geändert wurden, um festzustellen, ob diese noch benötigt werden

  • Bitten Sie die Benutzer, alle derzeit ausgecheckten Dokumente einzuchecken, einschließlich der Dokumente, die noch nie eingecheckt wurden (stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version migrieren)

  • Suchen großer Websitesammlungen -> Aufteilen in mehrere Websitesammlungen

  • Finden Sie große Websites -> Stufen Sie sie herauf in Websitesammlungen

  • Entfernen doppelter Inhalte

  • Identifizieren und Entfernen veralteter Inhalte

  • Bereinigen von Elementen, die zu viele benutzerdefinierte Berechtigungen enthalten

  • Entfernen Sie unerwünschte Versionen aus Ihrem Versionsverlauf

  • Neuorganisation von Listen und Bibliotheken mit zu vielen Spalten

  • Sehr große Listen überdenken und neu organisieren

  • Bitten Sie die Benutzer, alle ausstehenden Workflowaufgaben auszuführen

  • Planen Sie die Architektur der Zielumgebung

  • Sichern Sie alle Daten

  • Testen Sie die Wiederherstellung

  • Überprüfen Sie die Datenbanken auf beschädigte Daten -> Wenn Sie beschädigte Daten haben: Löschen Sie sie

  • Ausführen mehrerer Migrationstests -> Hervorheben nicht unterstützter Elemente

  • Nutzen Sie die in den Testmigrationen durchschnittliche Laufzeit, um die finale Migration zu planen (Stichwort: Frozen Zone)

  • Einrichten von SharePoint zum Importieren von Benutzerprofilen aus bestimmten Quellen

  • Erstellen Sie einen Plan für die Metadaten Ihrer Inhalte

  • Sehen Sie sich  Ihre Anpassungen an -> Konvertieren Sie diese bei Bedarf so, dass sie in der neuen Zielumgebung funktionieren

  • Finden Sie Ersatz für in der Zielumgebung abgekündigte Funktionen

  • Informieren Sie die Nutzenden frühzeitig bevor Sie beginnen über

    • den Beginn der geplanten Ausfallzeit
    • den Grund für die Migration und den Nutzen für die User
    • mögliche Änderungen in der neuen Umgebung
      • geänderte URLs
      • Favoriten
      • Dokument-Referenzen (Excel Makros z.B.)
    • den geschätzten Zeitplan für die Migration
  • Teilen Sie die Timeline weit im Voraus mit, um sicherzustellen, dass es keine geschäftskritischen Überschneidungen gibt

  • Geben Sie den Usern immer wieder einen aktuellen Status und Hilfsmöglichkeiten während des Übergangs

  • Stellen Sie eine Sandbox-Umgebung bereit, damit Ihre Nutzer sich mit dem neuen System vertraut machen können

  • Workflows

    • Abschließen oder Beenden der Ausführung von Workflows, die noch migriert werden sollen
  • Migrationsszenarien

    • Verwenden Sie ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate Desktop, um beim Umzug umfassend zu migrieren und neu zu strukturieren
  • Führen Sie bei sehr großen Umgebungen eine mehrstufige (inkrementelle) Migration durch

  • Testen Sie die fertige Zielumgebung

    • stellen Sie sicher, dass alles erfolgreich migriert wurde
    • Testen Sie alle Workflows
    • Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen
  • Erstellen Sie eine Sicherungskopie der neuen Umgebung

  • Entfernen Sie den Zugriff auf den alten SharePoint oder stellen Sie ihn auf „read only“, damit dieser nicht versehentlich weitergepflegt wird

  • Monitoring der Verwendung

    • Stellen Sie sicher, dass die Nutzenden die Möglichkeit haben, die Plattform vollumfänglich zu nutzen
  • Überwachen der Sicherheit

    • Prüfung auf  Datenschutzverletzungen
    • Kontrolle von externen Freigaben
  • Prüfung von Berechtigungen

    • Identifizieren fehlerhafter oder benutzerdefinierter Berechtigungen
    • Sicherstellen, dass Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen
Sie planen eine Migration und wünschen Unterstützung? Kommen Sie auf uns zu – wir helfen Ihnen gern! 
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