Sie haben SharePoint 2013 im Einsatz und möchten vor Ablauf des Supports zu einer aktuellen SharePoint Umgebung migrieren?
Sie fragen sich, welche Gedanken Sie sich vor einer Migration machen sollten? Was es zu bedenken gibt?
Wir als trinedy und viele unserer Kunden haben sehr gute Erfahrungen mit der Nutzung von ShareGate für die Migration gemacht!
In dem Zusammenhang möchten wir Ihnen eine kleine Checkliste für Migrationen von ShareGate ans Herz legen. Sie gibt einen ersten Einblick in wichtige Themen.
Detaillierte Bestandsaufnahme Ihrer Umgebung
Erstellen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme von allem, was Sie haben – dann können Sie bessere Entscheidungen und Schätzungen über den Aufwand der Migration treffen. Je mehr Informationen Sie haben, desto einfacher wird es, Migrationsfristen zu planen und einzuhalten.
Websitesammlungen
Websites
Listen und Bibliotheken
Seiten
Benutzerdefinierte Lösungen
Workflows
Inhaltstypen
Websitespalten
Berechtigungen
Benutzerwarnungen
Aufbewahrungsfristen
Benutzer und verwendete Gruppen
Große Listen oder Bibliotheken
Alle Dateien, die über eine URL von einer anderen Datei abhängig sind
Blockierte Dateitypen
Branding
Alle anderen UI-Anpassungen (JavaScript, alternative Menüs, etc.)
Bereinigen Sie Ihre alte Umgebung
Wie bei einem Wohnungswechsel sollten Sie auch bei diesem Umzug aufräumen und aussortieren. Oftmals existieren viele veraltete Inhalte und Informationen – nutzen Sie die Chance und bereinigen Sie diese vor der Migration.
Finden und entfernen Sie „verwaiste Benutzer“
Entfernen Sie leere SharePoint Gruppen
Wiedereinstufen von Benutzern mit expliziten Berechtigungen in Gruppen
Löschen nicht verwendeter benutzerdefinierter Inhaltstypen, Websitespalten und Workflows
Suchen Sie nach Websites, auf die nicht zugegriffen oder die nicht geändert wurden, um festzustellen, ob diese noch benötigt werden
Bitten Sie die Benutzer, alle derzeit ausgecheckten Dokumente einzuchecken, einschließlich der Dokumente, die noch nie eingecheckt wurden (stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version migrieren)
Suchen großer Websitesammlungen -> Aufteilen in mehrere Websitesammlungen
Finden Sie große Websites -> Stufen Sie sie herauf in Websitesammlungen
Entfernen doppelter Inhalte
Identifizieren und Entfernen veralteter Inhalte
Bereinigen von Elementen, die zu viele benutzerdefinierte Berechtigungen enthalten
Entfernen Sie unerwünschte Versionen aus Ihrem Versionsverlauf
Neuorganisation von Listen und Bibliotheken mit zu vielen Spalten
Sehr große Listen überdenken und neu organisieren
Bitten Sie die Benutzer, alle ausstehenden Workflowaufgaben auszuführen
Vorbereitung der Zielumgebung
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr neues Zuhause nach Ihren Bedürfnissen zu planen und zu strukturieren.
Planen Sie die Architektur der Zielumgebung
Sichern Sie alle Daten
Testen Sie die Wiederherstellung
Überprüfen Sie die Datenbanken auf beschädigte Daten -> Wenn Sie beschädigte Daten haben: Löschen Sie sie
Ausführen mehrerer Migrationstests -> Hervorheben nicht unterstützter Elemente
Nutzen Sie die in den Testmigrationen durchschnittliche Laufzeit, um die finale Migration zu planen (Stichwort: Frozen Zone)
Einrichten von SharePoint zum Importieren von Benutzerprofilen aus bestimmten Quellen
Erstellen Sie einen Plan für die Metadaten Ihrer Inhalte
Sehen Sie sich Ihre Anpassungen an -> Konvertieren Sie diese bei Bedarf so, dass sie in der neuen Zielumgebung funktionieren
Finden Sie Ersatz für in der Zielumgebung abgekündigte Funktionen
Kommunizieren Sie mit Ihren Benutzern
Damit der Wechsel erfolgreich wird, müssen Sie sicherstellen, dass die Nutzenden wissen, was vor sich geht – und vor allem, warum.
Informieren Sie die Nutzenden frühzeitig bevor Sie beginnen über
- den Beginn der geplanten Ausfallzeit
- den Grund für die Migration und den Nutzen für die User
- mögliche Änderungen in der neuen Umgebung
- geänderte URLs
- Favoriten
- Dokument-Referenzen (Excel Makros z.B.)
- den geschätzten Zeitplan für die Migration
Teilen Sie die Timeline weit im Voraus mit, um sicherzustellen, dass es keine geschäftskritischen Überschneidungen gibt
Geben Sie den Usern immer wieder einen aktuellen Status und Hilfsmöglichkeiten während des Übergangs
Stellen Sie eine Sandbox-Umgebung bereit, damit Ihre Nutzer sich mit dem neuen System vertraut machen können
Starten Sie Ihre Migration
Der eigentliche Migrationsaufwand sollte nicht zu kompliziert sein, wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben. Es kommt darauf an, alles zu migrieren und mit den Punkten umzugehen, die möglicherweise während der Tests nicht aufgetaucht sind.
Workflows
- Abschließen oder Beenden der Ausführung von Workflows, die noch migriert werden sollen
Migrationsszenarien
- Verwenden Sie ein Drittanbieter-Tool wie ShareGate Desktop, um beim Umzug umfassend zu migrieren und neu zu strukturieren
Führen Sie bei sehr großen Umgebungen eine mehrstufige (inkrementelle) Migration durch
Nach der Migration
Bevor Sie die Türen öffnen und alle in Ihre neue Umgebung lassen, stellen Sie sicher, dass alles für sie bereit ist.
Testen Sie die fertige Zielumgebung
- stellen Sie sicher, dass alles erfolgreich migriert wurde
- Testen Sie alle Workflows
- Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen
Erstellen Sie eine Sicherungskopie der neuen Umgebung
Entfernen Sie den Zugriff auf den alten SharePoint oder stellen Sie ihn auf „read only“, damit dieser nicht versehentlich weitergepflegt wird
Wöchentliches Monitoring der neuen Umgebung
Jetzt, da Ihre neue Plattform in Betrieb ist, ist es wichtig, die Nutzung, Sicherheit und andere wichtige Elemente ständig zu prüfen, um Transparenz zu erlangen und eine saubere und sichere Umgebung zu gewährleisten.
Monitoring der Verwendung
- Stellen Sie sicher, dass die Nutzenden die Möglichkeit haben, die Plattform vollumfänglich zu nutzen
Überwachen der Sicherheit
- Prüfung auf Datenschutzverletzungen
- Kontrolle von externen Freigaben
Prüfung von Berechtigungen
- Identifizieren fehlerhafter oder benutzerdefinierter Berechtigungen
- Sicherstellen, dass Benutzer über die richtigen Berechtigungen verfügen
