Digitalisierung und mobiles Arbeiten ist gerade in der aktuellen Zeit in aller Munde. Mitarbeiter werden reihenweise mit mobilen Geräten ausgestattet und können von überall aus arbeiten – mit Microsoft 365 von überall aus auf ihre Dateien zugreifen. Was sich in der Theorie so schön anhört, scheitert in der Praxis jedoch gelegentlich an fehlender Netzabdeckung. Nun bin ich offline, kann ich nun überhaupt noch auf meine Dateien zugreifen? Ja – wir zeigen Ihnen, wie.
Microsoft Windows/MacOS
Im Desktop-Umfeld ist die Offline-Verfügbarkeit durch die OneDrive Client App sichergestellt. Öffnen Sie Ihre Bibliotheken, die Sie offline verfügbar haben möchten. Nun können Sie in der Befehlsleiste auf „Synchronisieren“ klicken.
Es öffnet sich OneDrive, hier können Sie auswählen, welche Dateien und Ordner der Bibliothek synchronisiert werden sollen.
Anschließend werden die Dateien auf Ihren PC/Mac synchronisiert. Bitte beachten Sie, in der OneDrive App „Dateien bei Bedarf“ zu deaktivieren, um wirklich sämtliche Dateien offline verfügbar zu haben.
Ihre Dateien werden nun lokal auf Ihrem Rechner gespeichert. Sie können in den synchronisierten Bibliotheken neue Dateien erstellen oder bestehende Dokumente bearbeiten. Sobald Sie das nächste Mal online sind, synchronisiert OneDrive Ihre Dateien automatisch Richtung SharePoint.
iOS/Android
Für die Offline-Verfügbarkeit auf einem Android-Gerät, einem iPhone oder iPad ist das Vorgehen etwas anders. Sie benötigen hier min. die Apps für Microsoft OneDrive, zum Bearbeiten ebenfalls die Office-Apps wie Word, Excel, etc.
Öffnen Sie die OneDrive App auf Ihrem Mobilgerät. Wechseln Sie in die Ansicht „Bibliotheken“. Hier können Sie nun die zu synchronisierenden Dateien und Ordner auswählen. Das Synchronisieren von ganzen Bibliotheken ist nach aktuellem Stand leider nicht möglich.
Die ausgewählten Dateien und Ordner werden nun lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und sind somit jederzeit verfügbar. Beim Klick auf eine Datei öffnet sich die Vorschau direkt in OneDrive lesend. Mit dem Klick auf z.B. das Word-Logo können Sie die Datei auch schreibend in der Word-App öffnen.
In der Word-App können Sie die Datei nun bearbeiten.
Sobald Sie das nächste Mal online sind, öffnen Sie erneut die Word-App, ihr Dokument wird nun nach SharePoint synchronisiert.
