Attraktivität ist natürlich auch immer Geschmackssache. Aber wir empfehlen, sich über folgende Punkte Gedanken zu machen.
Als erstes sollten Sie sich die Frage stellen, für wen soll das Intranet attraktiv sein? Die Ausrichtung am User ist sehr wichtig, denn die Kollegen müssen Gründe haben, warum sie das Intranet nutzen. Ein nicht genutztes System ist ein totes System.
Daher sollten Sie sich vorher darüber bewusst werden:
Was benötigen Ihre Kollegen für Ihre Arbeit? Was wünschen sie sich, um sich bei der Arbeit effizienter und wohler zu fühlen? Was vermissen sie bisher? Was können Sie ihren Kollegen durch ein Intranet vereinfachen?
Content zusammentragen
In den Unternehmen gibt es sehr viel Wissenswertes. Befragen Sie andere Abteilungen, welche Informationen und Inhalte sie für die Kollegen haben: Personalabteilung, IT, Betriebsrat, etc.
Relevante Informationen – individuell ausgespielt
Geben Sie Ihren Kollegen die Informationen, die sie jeweils individuell benötigen. Durch den Einsatz einer personalisierten Startseite wird der User nicht mit Informationen überfrachtet, er erhält die jeweils für ihn wichtigsten Informationen.
Einfaches Finden von Ansprechpartnern und Experten
Gerade in großen Unternehmen wird viel Zeit damit verbracht, passende Ansprechpartner zu finden. Nutzen Sie das Intranet, um dieses Problem aufzulösen.
Videos & Podcasts
In der modernen Kommunikation und für Informationen wie Anleitungen oder Schulungsmaterial sind Videos und auch Podcasts heute nicht mehr wegzudenken. Nutzen Sie diese Arten auch für das Intranet.
Beiträge aus dem Vorstand
Die Geschäftsleitung hat immer etwas zu berichten und die Mitarbeiter interessiert dies. Wenn die Geschäftsleitung das Medium Intranet zur Kommunikation nutzt, erhöht sich auch der Anteil der Nutzer.
Die Suche
Eine Aussage, die wir zu Beginn eines neuen Intranet Projektes immer hören: „…im alten Intranet findet man nichts.“
Setzen Sie die gute SharePoint Suche entsprechend ein und vermitteln Sie den Usern Kenntnisse darüber, welche Möglichkeiten sie bietet.
Darbietung sinnvoller Content Clusterung
Wir empfehlen die Inhalte übersichtlich und nach Themen sortiert zur Verfügung zu stellen. Eine gute Suche ist eine Sache, aber Inhalte von denen ich nichts weiß, kann ich nur finden, wenn ich auf sie aufmerksam werde.
Inhalte auf Seiten darstellen
Natürlich haben Sie viele Inhalte, die Sie als Dokumente einbinden. Aber überlegen Sie auch, welche Dokumente durch Inhalte auf einer Webseite dargestellt werden können. Webseiten lassen sich viel schneller durchlesen und überfliegen, als Dokumente zu öffnen – und zu merken, dass es nicht die Informationen waren, die man brauchte. Und „Wikipedia“ wäre sicherlich nicht so erfolgreich, wenn es eine Sammlung von Dokumenten wäre.
Wenn sich keine neuen News im Intranet finden, wenn Inhalte nicht gepflegt, Formulare nicht aktuell sind… dann haben die Kollegen auf Dauer keinen Grund, das Intranet zu nutzen. Ein Intranet lebt von Aktualität und wirklichen Neuigkeiten. Nutzen Sie Dienste und Workflows, um sich die Arbeit für die Aktualisierungsmöglichkeiten zu erleichtern.
Ein attraktives Intranet sollte auch ansprechend aufbereitet sein. Die Anwender sollten es gern ansehen wollen.
Wir empfehlen beim Design folgendes zu bedenken:
- Einfache Benutzbarkeit – umso intuitiver das Intranet und seine Funktionen zu bedienen sind, umso lieber werden sie verwendet. Es gibt viele Dinge, die mittlerweile von Webseiten und Apps erlernt sind, nutzen Sie dies.
- Übersichtlichkeit: durch ein klares Design aber auch mit durchgängigen Strukturen und einem gut durchdachtem Aufbau.
- Anlehnung an das CI. Das Intranet ist ein Ort für alle Mitarbeiter des Unternehmens – es ist die virtuelle emotionale „Heimat“.
- Modernes Design: Wenn Sie ein neues Intranet erstellen, nutzen Sie aktuelles Webdesign, es ist ansprechender.
- Responsive Design für den Abruf auf mobilen Endgeräten.
Setzen Sie zudem Bilder ein. Bilder machen sehr viel aus im Design, sie sprechen an, sie lockern auf, sie stimmen emotional ein. Icons sagen manchmal mehr als viele Worte. Für ein durchgängiges Design ist es allerdings vorteilhaft, dass Bilder aus einer Bilderwelt kommen – ebenso wie Icons.
Es gibt viele Funktionen, die im Intranet abgebildet, die Arbeit und den Austausch erleichtern – oder Unternehmensprozesse auch beschleunigen: Raumbuchung, Bestellung von Material, Freigabe von Anträgen wie Urlaub oder Krankheit um nur ein paar hier zu nennen.
Außer der Einbindung der Funktionen, die Ihren Kollegen ihren Job erleichtern – geben Sie Ihren Kollegen doch auch hilfreiche Funktionen, auch wenn sie diese nicht direkt für ihre Arbeit benötigen.
Kantinenplan
Der Klassiker ist der Kantinenplan. Sie sparen nicht nur an Aufwänden, die Menüpläne anderweitig einsehbar zu machen – somit werden auch die meisten Kollegen täglich ins Intranet schauen.
Mitfahrbörse
Wenn sich Kollegen für die Mitfahrgelegenheit im Intranet finden können, ist doch vielen geholfen – der Umwelt, weil weniger Autos unterwegs sind, den Kollegen, die sich vielleicht vorher auch gar nicht kannten und damit auch dem Arbeitgeber.
Marktplatz / Schwarzes Brett
In vielen Unternehmen wird das Schwarze Brett immer noch gern genutzt, um ein Suche und Gebiete anzupinnen, eine Tauschbörse also. Das Aufsetzen eines Marktplatzes im Intranet ist daher ebenso für Umwelt und Kollegen gut.
Sportgruppen
Sportgruppen dienen der Förderung der Gesundheit und des sozialen Miteinander. Fördern Sie die Abstimmung doch im Intranet, für viele Sportbegeisterte ein Grund mehr, diesen Platz aufzusuchen.
Umfragen
Umfragen können auch eingesetzt werden um ein Stimmungs- oder Meinungsbild der Kollegen einzuholen, aber auch um den Kollegen die Möglichkeit zum Einbringen von Innovationen und Verbesserungsvorschläge zu geben.
