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Situation
Die Verwaltung und Buchung von Konferenz- und Veranstaltungsräumen ist in vielen Unternehmen oft unnötig kompliziert und zeitaufwendig. Außerdem besteht die Organisation von Meetings nicht nur in der Reservierung eines geeigneten Raums mit spezieller Ausstattung zu einem bestimmten Termin, sondern auch in der Organisation des Catering, der Gästeverwaltung, der Abrechnung der Meetings, etc.
Vision für Meeting Manager
Eine Anwendung, die eine übersichtliche Darstellung aller Räume samt Ausstattung und Belegung aufführt und aus der die Raumbuchung vonstatten geht. Alle Tätigkeiten, die zur Meeting-Organisation notwendig sind, können über diese Applikation ausgeführt werden.
Meeting Manager: Lösung
Eine Applikation, deren animierte Ansicht die Belegung der Meetingräume wahlweise in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anbietet und Details über die Räume sowie über die gebuchten Termine anzeigt.
Der Start eines Workflows bei einer Raumbuchung bewirkt, dass die Auskünfte über die Raumbuchung sowohl im System als auch – an den entsprechenden Tagen - auf den Monitoren vor den Meetingräumen vorhanden sind. Externe Meetinggäste werden im Unternehmensfoyer angemeldet, Gästeausweise können daraufhin erstellt werden. Die Einträge sind im Firmenintranet sichtbar und am Tag des Meetings werden die Gäste auf Displays im Unternehmensfoyer begrüßt. Alle hierzu notwendigen (SharePoint) Listen werden automatisch bei der Raumbuchung gefüllt.
Das Catering für den Raum, sowie das Essen in der Kantine, kann direkt bei der Raumbuchung reserviert werden – natürlich jeweils mit der Auswahl der Speisen und Getränke. Der Catering Dienstleister wiederum arbeitet auf der gleichen Oberfläche und rechnet Catering und Mittagessen gegen die angegebene Kostenstelle ab – hierbei wird direkt die Bestellung im ERP für die einzelnen Kostenstellen erstellt, gegen die hinterher die Rechnungsprüfung erfolgt..
Wird ein Termin verschoben, geht das Umbuchen von Raum, Catering u.w. ganz einfach und schnell vonstatten. Ebenso sind Serientermine von Meetingreihen problemlos möglich.
Generell werden notwendige Informationen beim Buchen abgefragt und vorliegende Informationen automatisch ergänzt. Die Applikation kann als Webpart im SharePoint, bspw. im Intranet eingebunden werden.
Funktionalitäten des Meeting Managers
- Buchung der Räumlichkeit für bestimmte Termine und auf Kostenstellen (ERP Integration)
- Buchung von Catering und Reservierung von Kantinen-Essen
- Automatische Meetingraumbeschriftung und Welcomescreens für Besucher
- Anmeldung Foyer & Intranet
- Erstellung von Gästeausweisen
- Einfaches Umbuchen von Meetings
- Serientermine möglich
- Bei Wunsch, Erstellung einer virtuellen Meetingarea zur Verwaltung von Agenda, Einladungen, Protokollen, vorbereitenden & nachbereitenden Dokumenten, etc.
Benefit
Durch die Zusammenführung aller Tätigkeiten zur Meetingorganisation in einer Anwendung werden die Abläufe vereinfacht und können zeitsparender umgesetzt werden - unnötige Fehler an Schnittstellen werden ausgeschaltet. Es existiert eine zentrale Plattform, bei der über benutzerfreundliche Eingabemasken jeder autorisierte Mitarbeiter Meetingräume buchen kann und dabei automatisch auf den aktuellsten Stand der Daten zugreift. Die Kantine hat darüberhinaus ein unterstützendes System für ihren Arbeitsvorrat inkl. Abrechnungsunterstützung.
Flexible Lösung mit Modulen
Es handelt sich hierbei um Einzelmodule, die flexibel miteinander kombiniert werden können - von reiner Raumbuchung bis hin zur Erschaffung eines virtuellen Meetingbereiches. |